Niszczarka do dokumentów zgodna z RODO

Biznes

Mimo postępującej digitalizacji dokumentacji występującej w obrocie gospodarczym szacuje się, że ponad 70% wszystkich dokumentów wciąż “produkuje się” w wersji papierowej. Rodzi to ogromne ryzyko wycieku lub kradzieży danych osobowych lub informacji poufnych.

Szum medialny związany z wdrożeniem przepisów RODO/GDPR sprawił, że Polacy są coraz bardziej świadomi swoich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez podmioty trzecie. Świadomość ta koncentruje się jednak głównie w obszarach telemarketingu i komunikacji elektronicznej – wiemy, że nikt nie może przesyłać emailem reklam bez naszej zgody oraz wiemy jak żądać zaprzestania kontaktów marketingowych.

Z drugiej strony, zaledwie 20% Polaków niszczy dokumenty papierowe przed ich wyrzuceniem do śmieci. Samo pogniecenie kartki papieru lub jej ręczne przerwanie na 8 kawałków jest niewystarczające – odtworzenie podartego w ten sposób wyciągu z rachunku bankowego to puzzle, których ułożenie zajmie nie więcej niż 5 min.

Należy przy tym pamiętać, że komunikaty z banku to nie jedyne dokumenty, które otrzymujemy w formie papierowej. W domowych skrzynkach pocztowych znajdujemy również rachunki za media, faktury zakupowe, pisma urzędowe oraz personalizowane przesyłki marketingowe. Zawarte w tych dokumentach dane są wystarczające do popełnienia przez nieuprawnione osoby czynów niedozwolonych, takich jak: zaciągnięcie kredytu czy zamówienie usługi abonamentowej na nasz koszt.

W przypadku przedsiębiorstw kradzież lub wyciek poufnych danych może rodzić dużo dalej idące konsekwencje. Nietrudno wyobrazić sobie, jakie przełożenie na kondycję i wyniki firmy może mieć przejęcie przez konkurencję tajemnic handlowych, listy kontrahentów czy danych pracowników.

Niszczenie zbędnych dokumentów sposobem na ochronę danych osobowych i informacji poufnych

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, ręczne niszczenie papierowych dokumentów jest nie tylko nieskuteczne, ale również pracochłonne. W razie konieczności jednorazowego zniszczenia dużej partii dokumentów (np. dokumentacja kadrowo-płacowa pracowników z całego rocznika) bardziej efektywnym rozwiązaniem będzie wynajęcie specjalistycznej firmy zajmującej się brakowaniem dokumentów.

Takie sytuacje należą jednak do rzadkości i w większości przypadków w gospodarstwie domowym lub przedsiębiorstwie dokumenty przeznaczone do utylizacji generowane są na bieżąco w małych ilościach. Ich składowanie do momentu odbioru przez firmę brakującą dokumenty może być jednak kłopotliwe, a ponadto generuje kolejne ryzyko ich wycieku.

W związku z powyższym, w domach oraz małych i średnich przedsiębiorstwach coraz popularniejsze stają się biurowe niszczarki dokumentów. Nie zajmują wiele miejsca, a ich eksploatacja jest prosta i mało kosztowna. Wybierając niszczarkę dokumentów do swojego biura lub domu należy kierować się przede wszystkim ich klasą rozdrabniania, a więc parametrami frakcji, na jakie przerabiane są dokumenty. Innymi słowy, im bardziej poufne dokumenty, tym mniejsze powinny być “wyprodukowane” z nich paski i ścinki:

  • dokumenty ogólnego użytku (poziom P1): paski o szerokości do 12 mm,
  • dokumenty wewnętrzne (poziom P2): paski o szerokości do 6 mm,
  • dokumenty poufne (poziom P3): ścinki o powierzchni nie większej niż 320 mm2,
  • dokumenty tajne (poziom P4): ścinki o powierzchni nie większej niż 160 mm2,
  • dokumenty ściśle tajne (poziom P5): mikrościnki o powierzchni nie większej niż 30 mm2.

Niszczarki dokumentów o klasie P1 lub P2 dostępne są niemal w każdym sklepie papiernicznym, natomiast urządzeń o klasie P4 należy szukać już w profesjonalnych sklepach z wyposażeniem biurowym, np. MebleDoBiura.pl

Dodaj komentarz